مع تطور أساليب وآليات الإدارة لمكافأة الموظفين المثاليين ، تتجه الشركات إلى تطوير الأنظمة والأجهزة الإلكترونية لمعرفة مدى التزام الموظفين بساعات العمل الرسمية ، مما يمكّن المديرين من تقييم الموظفين بشكل أكثر دقة.
يعود ظهور الأجهزة والأنظمة الإلكترونية لتسجيل حضور وانصراف الموظفين إلى تسعينيات القرن الماضي ، لكنها لم تكن منتشرة كما هي اليوم ، بسبب ارتفاع أسعارها في ذلك الوقت.
يسجل جهاز تسجيل الحضور والانصراف وهو من اهم الالكترونيات بالمكتب ساعات عمل الموظف من خلال التعرف على بياناته من خلال عدة وسائل سنراجعها لاحقا في هذه المقالة ومن ثم تسجيلها في قاعدة البيانات داخل الموظف. صفحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بإدارة الموارد البشرية عادة ، من خلال البرنامج المخصص لذلك.
لا يقتصر الغرض من اقتناء هذه الأجهزة على تسجيل ساعات عمل الموظفين، بل يُنظر إليه أيضًا على أنه أحد الأجهزة الأمنية التي تحافظ على أمن الشركة، لأن بعضها يعمل على فتح أبواب الشركات أو المكاتب، والمكتب أو لا يمكن فتح باب الشركة إلا من خلال تحديد الموظف.
نماذج أجهزة تسجيل الحضور والانصراف:
تنقسم أجهزة تسجيل الحضور والانصراف إلى أربعة أقسام رئيسية حسب طريقة التعرف على الموظف. أدناه سنراجع هذه النماذج ، حيث أن هذه هي الخطوة الأولى في عملية الشراء الحكيمة ؛ هو تحديد طراز الجهاز الذي ترغب في شرائه.
مسجل حضور بطاقة الهوية
تقوم هذه الأجهزة بالتعرف على الموظف وتسجيل أوقات حضوره ومغادرته من خلال بطاقته التعريفية المتشابهة من حيث بطاقات الائتمان ، ويمكن ربط هذه الأجهزة بالأبواب كذلك من أجل فتحها وإغلاقها.
لا تزال بعض الشركات تستخدم هذا النموذج من أجهزة الحضور والانصراف ، نظرا لسرعة أدائها ، وعدم إمكانية حدوث ضرر بسبب بصمة اليد على سبيل المثال ، والشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين وتخشى انتقال الأمراض فيما بينها. هذا النموذج من الأجهزة ، بالنظر إلى أن الموظف هو حتى أنه لا يلمس الجهاز ، بل يمرر بطاقته على الجهاز للتعرف عليه ..
تحديد هوية الموظف عبر بصمة الإصبع:
تعد أجهزة التعرف على الموظفين ببصمة الإصبع من بين أكثر أجهزة الحضور والانصراف شيوعًا ، وهي مستخدمة على نطاق واسع في شركات القطاع الخاص ومؤسسات القطاع العام أيضًا.
تتعرف هذه الأجهزة على الموظف من خلال بصمة إصبع أحد أصابعه ، من خلال ماسح ضوئي خاص ، مع ملاحظة أنه يجب على الشركة أو المؤسسة أولاً التعرف على بصمة الموظف ، ثم ربطها بملفه على الكمبيوتر أو الكمبيوتر ، وذلك للتعرف على هوية الموظف. ويسجل الشخص أوقات حضوره وانصرافه وحتى فتح أبواب الشركة أو المؤسسة له.
من المعروف للجميع أن لكل شخص بصمات أصابع مختلفة عن باقي البشر ، وبالتالي يصعب العبث بهذا الجهاز ، على عكس جهاز تعريف الموظف من خلال البطاقة التعريفية ، حيث يمكن للموظف إعطاءه. للزميل بطاقته لتسجيل حضوره مبكرًا ، على سبيل المثال:
تستخدم أجهزة التعرف على بصمات الأصابع أيضًا في المطارات والسفارات ، أو حتى في الانتخابات ومراقبة الهجرة في البلدان الأكثر تقدمًا.
بالرغم من الانتشار الواسع لهذه الأجهزة إلا أن بعض الشركات لا تحبها لكونها تنقل الأمراض في بعض الأحيان ، كما أنها تتطلب صيانة دورية خاصة للزجاجة الشفافة المرفقة بالماسح أو المكان الذي يوجد فيه الإصبع وضعت للتعرف على الموظف ..
التعرف على الموظف بالبصمة:
يعتبر جهاز التعرف على بصمة العين من أكثر أجهزة تسجيل الحضور والانصراف مصداقية، وأسرعها من حيث الأداء، ويعتبر من الأجهزة التي لها طابع أمني بشكل كبير
وكما هو الحال في جهاز بصمة الأصبع، فمن المستحيل التلاعب مع هذا الجهاز، إلَا أنه أفضل من جهاز بصمة الأصبع في جزئية نقل عدوى الأمراض، ولكنه في ذات الوقت أعلى ثمناً من جهاز التعرف على بصمة الأصبع
فكرة الجهاز تستخدم في المطارات، وفي بعض المناطق الأمنية والقواعد العسكرية، كما يستخدم في الكثير من الدول في أمن الحدود، ومؤخراً في بعض الهواتف الذكية.
التعرف على الموظف عبر شكل الوجه
تشهد أجهزة التعرف على الوجه إقبالاً كبيراً في الوقت الحالي، حتى بأن بعض الشركات المصنّعة والمنتجة للهواتف الذكية باتت تستخدمها بدلاً من كلمة السر وبصمة الأصبع، مع الإشارة إلى أن هذا الجهاز يتعرّف على الوجه عبر التعرّف على العينين والحاجبين وشكل الوجه وشكل الفم
بعض أجهزة تسجيل الحضور والانصراف تعتمد هذا المبدأ، ولكنها ليست منتشرة على نطاق واسع، كما هو الحال بالنسبة للنماذج السابقة ..
المواصفات الأخرى
على من يرغب باقتناء جهاز حضور وانصراف أن يلتفت أولاً إلى النموذج المناسب، ومن بعد ذلك أن يلتفت إلى التصميم والحجم، وإمكانية إقفال الباب، وإمكانية التقاط الصور، وأخيراً البرنامج الخاص بالتسجيل.
من المهم عقب ذلك أن نلتفت إلى محددات الاختيار التالية:
الدقة
تعتبر الدقة إحدى أهم محددات الاختيار.
الفعالية بالمقارنة مع التكلفة
تعتبر تكلفة الجهاز أو سعر الجهاز إحدى أهم عوامل الاختيار لدى الشركات والمكاتب، وهنا يجب االاطلاع على مستويات الأسعار الخاصة بالأجهزة، واختيار الجهاز الأنسب، وفق الميزانية المحددة لذلك.
الخلاصة
مما لا شك فيه بأن قرار شراء جهاز لتسجيل الحضور والانصراف هو قرار خاص بالشركات في أغلب الأحيان، وهذا القرار يجب أن يخضع لمحددات اختيار علمية كما هو الحال بالنسبة لكافة الأجهزة والإلكترونيات الأخرى.
في البداية عليك تحديد نموذج جهاز الحضور والانصراف الذي ترغب باقتنائه، مع التأكد من حزمة من محددات الاختيار، من الفعالية والبرنامج المرافق والتصميم والحجم وإمكانية إغلاق الباب، وغيرها من المواصفات
